Sari la conținut
ROENRU

Documente și oferte generate din date

Aceleași date. Documente pregătite pentru aprobare.

Pregătim oferte, devize și documente din datele deja înregistrate, cu șabloane, verificări și versiuni clare înainte de transmiterea către client.

Descoperă soluția

01 / Pentru cine

Când documentele se pregătesc prin copiere repetată

Datele clientului sunt într-un loc, lista lucrărilor în altul, iar oferta pleacă dintr-un fișier salvat pe calculatorul unui coleg. O modificare obligă echipa să refacă sume, texte și anexe, fără să fie mereu clar care versiune a fost trimisă. Într-o echipă mică, automatizarea poate simplifica pregătirea și verificarea unei oferte. Într-o companie cu mai multe departamente, poate păstra șabloane comune și reguli diferite de aprobare. Pornim de la documentele folosite efectiv și de la informațiile pe care echipa le poate menține corecte.

02 / Ce poate cuprinde proiectul

De la informație înregistrată la document verificabil

01

Șabloane potrivite fiecărui document

Definim structura ofertelor, devizelor și confirmărilor, câmpurile obligatorii și variantele aprobate de text. Datele clientului și pozițiile comerciale completează documentul potrivit, iar lipsurile sunt semnalate înainte ca acesta să ajungă la destinatar.

02

Calcule și verificări explicite

Stabilim cum se preiau cantitățile, prețurile și condițiile comerciale, ce calcule se aplică și când este necesară verificarea unui responsabil. O informație lipsă sau neconcordantă oprește etapa relevantă și apare ca excepție de rezolvat.

03

Versiuni și transmitere controlată

Legăm documentul de solicitarea sa, păstrăm versiunea aprobată și definim cine o poate transmite. Dacă apar schimbări după aprobare, stabilim cum se pregătește o revizie, fără a confunda documentul nou cu cel deja comunicat.

03 / Exemplu de utilizare

Exemplu ilustrativ: devizul unei lucrări

Imaginează-ți o firmă de mentenanță care a înregistrat echipamentele, operațiunile și materialele unei lucrări. Când datele sunt complete, procesul pregătește devizul din șablonul convenit. Dacă lipsește prețul unei piese, responsabilul primește cazul pentru completare. După verificare și aprobare, versiunea este transmisă prin canalul stabilit și păstrată lângă lucrare. Clientul cere apoi o operațiune suplimentară: se pregătește o revizie care trece din nou prin aprobare. Echipa poate distinge oferta inițială de cea actualizată și poate vedea ce variantă a fost comunicată.

04 / Cum lucrăm

Cum stabilim traseul documentului

  1. 01

    Alegem documentul

    Examinăm un document real, sursele câmpurilor sale și modificările frecvente. Alegem primul tip de ofertă sau deviz pentru care regulile sunt suficient de clare.

  2. 02

    Definim momentul și regulile

    Stabilim ce eveniment pornește pregătirea, ce informații trebuie să existe, cum se calculează valorile și cine rezolvă datele lipsă sau neconcordante.

  3. 03

    Organizăm aprobarea

    Convenim cine verifică documentul, ce schimbări cer o nouă aprobare și în ce condiții poate fi transmis. Păstrăm o legătură clară între document și versiune.

  4. 04

    Verificăm pe situații reale

    Testăm documente obișnuite, revizii și excepții cu echipa. Ajustăm șabloanele și predăm procesul, inclusiv modul de corectare atunci când datele de intrare se schimbă.

05 / Ce primești

Ce pregătim pentru echipa ta

  • Șabloane configurate și maparea fiecărui câmp la sursa sa de date.
  • Proces de generare, verificare, aprobare și transmitere pentru documentele convenite.
  • Reguli de versiuni, tratarea excepțiilor și ghid de utilizare pentru responsabili.

Ce poate cuprinde proiectul

Ce stabilim înainte de implementare

  • Conținutul contractual și regulile comerciale sunt furnizate și aprobate de companie; completarea automată nu înlocuiește verificarea lor.
  • Generarea din șabloane este distinctă de extragerea AI din documente și de redactarea AI a unor texte noi. Le includem separat dacă sunt necesare.
  • Alegem sursele, canalele de transmitere și drepturile de acces; documentele nu pleacă automat fără condițiile convenite.

De unde începem

Discutăm despre proiect

Arată-ne un model de ofertă sau deviz fără date confidențiale și explică de unde vin informațiile sale. Identificăm ce se poate completa automat și unde trebuie să rămână verificarea umană.

Să analizăm un document