Sari la conținut
ROENRU

AI pentru procesarea documentelor

Din documente diferite, informații gata de verificat

Organizăm informația din facturi, cereri și formulare: câmpuri extrase, documente clasificate și informații incerte trimise responsabilului pentru verificare.

Descoperă soluția

01 / Pentru cine

Documentele sosesc în forme diferite. Munca se repetă.

O factură vine scanată, o cerere ajunge ca fotografie, iar un formular are câmpuri completate incomplet. Cineva le deschide, caută datele și le introduce din nou în evidență. Pentru o echipă mică, putem pregăti o singură listă de documente de verificat. Într-o companie cu mai multe departamente, stabilim clasificarea și responsabilul pentru fiecare tip. Scopul este ca oamenii să se concentreze pe neclarități și decizii, păstrând accesul la documentul din care provine fiecare informație propusă.

02 / Ce poate cuprinde proiectul

Ce putem pregăti din documentele primite

01

Identificare și clasificare

Definim tipurile de documente pe care soluția trebuie să le recunoască și informațiile folosite pentru încadrare. Un document necunoscut sau ambiguu ajunge la verificare, fără să fie forțat într-o categorie nepotrivită.

02

Câmpuri și rezumate utile

Stabilim ce date contează: nume, date calendaristice, sume, poziții sau motivul unei cereri. Pregătim extragerea și, unde ajută, un rezumat, cu trimitere la documentul original pentru verificarea contextului înainte de utilizare.

03

Verificare înainte de înregistrare

Informațiile lipsă, contradicțiile și rezultatele incerte sunt separate de câmpurile pregătite pentru confirmare. Stabilim cine verifică și ce condiții trebuie îndeplinite înainte ca datele să ajungă în evidența companiei sau în alt proces.

03 / Exemplu de utilizare

Exemplu ilustrativ: o factură primită ca scanare

Un distribuitor primește o factură scanată de la un furnizor. În soluția propusă, documentul este identificat, iar furnizorul, data, moneda și sumele sunt pregătite pentru verificare. O cifră greu lizibilă și o diferență între totaluri sunt semnalate responsabilului. Acesta consultă originalul, corectează propunerea și confirmă înregistrarea. Documentul și informațiile confirmate rămân legate. Dacă scanarea nu permite citirea, factura este trimisă pentru clarificare, iar lipsa informației nu este completată prin presupuneri. Astfel, excepția are un pas următor clar.

04 / Cum lucrăm

Pornim de la documentele pe care le primiți

  1. 01

    Alegem documentele

    Analizăm exemple anonimizate, limbile, variațiile de format și calitatea scanărilor. Alegem o categorie potrivită pentru început și stabilim ce date sunt necesare.

  2. 02

    Definim rezultatul

    Convenim câmpurile, categoriile, regulile de verificare și responsabilul. Precizăm unde se folosesc informațiile confirmate și când un document trebuie oprit pentru clarificare.

  3. 03

    Testăm situații diferite

    Comparăm rezultatele cu documente verificate de echipă, inclusiv scanări slabe și formulare incomplete. Ajustăm regulile și stabilim ce rezultate necesită întotdeauna control uman.

  4. 04

    Introducem în lucru

    Conectăm rezultatul aprobat la procesul convenit și pregătim instrucțiuni pentru verificatori. Urmărim erorile întâlnite și revizuim comportamentul când apar tipuri noi de documente.

05 / Ce primești

Ce primește echipa

  • Lista tipurilor de documente acceptate și a câmpurilor urmărite.
  • Un flux de extragere și verificare, cu acces la documentele originale.
  • Rezultate de test, reguli pentru excepții și predarea datelor în forma convenită.

Ce poate cuprinde proiectul

Ce stabilim înainte de implementare

  • Calitatea scanărilor, limbile și scrisul de mână se evaluează pe exemple; extragerea fără erori nu este garantată.
  • Stabilim cine poate vedea documentele, unde sunt procesate și cât timp sunt păstrate.
  • Înregistrările cu efect financiar sau operațional urmează regulile de aprobare convenite; un rezumat nu înlocuiește originalul.

De unde începem

Discutăm despre proiect

Pregătiți câteva documente anonimizate, inclusiv unul dificil de citit, și lista informațiilor pe care le copiați astăzi. Spuneți-ne unde trebuie să ajungă datele și cine le confirmă.

Să analizăm documentele voastre